Softwarekosten per gebruiker en scenario vergelijken

Vergelijk gebruikersaantallen, maandelijkse softwarekosten en eenmalige invoering. Houd factuurvoorwaarden apart van een eenvoudige jaarraming.

Tel de gebruikers en kies de periode

“De software kost € 12” zegt nog niet genoeg. Is dat per gebruiker, per maand, per jaar of voor het hele team? Een bruikbare raming noemt het aantal gebruikers, de prijs per gebruiker en de periode. Bewaar ook de datum van de offerte of het tarief, zodat je de herkomst van de invoer kunt controleren.

Voor dit verzonnen planningsvoorbeeld gebruiken we achttien gebruikers à € 12 per maand, plus € 150 eenmalige invoeringskosten. Dit zijn geen actuele leveranciersprijzen. Werk je met een echte offerte, controleer dan eerst welke gebruikers een betaalde licentie nodig hebben. De basis staat in de gids om een raming met hoeveelheid en stukprijs te maken.

Houd terugkerende en eenmalige kosten apart

Het maandbedrag is 18 × € 12 = € 216. Bij een gelijkblijvend tarief en gebruikersaantal over twaalf maanden is dat € 216 × 12 = € 2.592. Met de eenmalige invoering kom je voor de eerste periode van twaalf maanden op € 2.742.

Tel de invoering niet twaalf keer mee omdat je twaalf maanden uitrekent. Dan voeg je € 1.800 toe in plaats van € 150 en komt het voorbeeldtotaal op € 4.392. Een kostenpost hoort alleen elke periode terug als de invoer zegt dat die terugkeert.

Vergelijk een tweede aantal op dezelfde basis

Bekijk vervolgens 24 gebruikers, met dezelfde voorbeeldprijs en invoeringskosten. Zet beide scenario’s naast elkaar:

De zes extra gebruikers voegen 6 × € 12 = € 72 per maand toe, of € 864 over twaalf maanden. De invoeringskosten vallen weg in het verschil, omdat die in beide scenario’s hetzelfde zijn.

Vergelijk je meerdere teams, veranderende tarieven of verschillende producten, bepaal dan wanneer een spreadsheet beter past. Een klein overzicht met twee scenario’s vraagt iets anders dan een uitgebreid terugkerend kostenmodel.

Een maandtarief zegt niet dat je maandelijks kunt stoppen

De vermenigvuldiging geeft een planningsbedrag, niet vanzelf de factuurindeling. Een leverancier kan een prijs per maand tonen terwijl de overeenkomst langer loopt. Kortingen, wijzigingen tijdens de looptijd en kosten voor een deel van een maand kunnen het werkelijke bedrag veranderen.

De factuurvoorbeelden van Microsoft voor new commerce onderscheiden de abonnementsduur van de factuurfrequentie. Die bron gaat over aankopen via Microsoft-partners; ze beschrijft geen algemene regel voor alle softwareleveranciers. Gebruik de voorwaarden van je eigen offerte wanneer je de voorbeeldinvoer vervangt.

Extra gebruikers halverwege het jaar

Neem als afzonderlijke aanname dat de zes extra gebruikers zes volledige maanden € 12 per maand kosten. Dan voegen ze 6 × € 12 × 6 = € 432 toe, geen € 864. Dit is een gekozen rekenscenario, geen uitspraak over hoe een leverancier een deelperiode afrekent.

Benoem welk percentage je uitrekent

De stijging van de terugkerende jaarkosten van € 2.592 naar € 3.456 is € 864 ÷ € 2.592 × 100, ongeveer 33,33%. Dat is een kostenstijging, geen verkoopmarge. Gebruik je zulke kosten later bij een verkoopprijs, bekijk dan waarom opslag en marge verschillende basisbedragen gebruiken.

Schrijf je uitgangspunten bij het totaal

Controleer aantallen, valuta, periode, tarief, looptijd, invoeringskosten en uitgesloten posten. Een juiste optelling bepaalt niet welke overeenkomst geldt of welke ongebruikte licentie je kunt laten vervallen.

Calculator Duo is een app voor iPhone en iPad in ontwikkeling met omschrijvingen bij rekenbladen en bewerkbare regels voor je eigen berekeningen. Bewaar het gebruikersaantal, tarief en de periode bij de uitkomst, zodat je een gewijzigd scenario kunt nalopen. Bekijk Calculator Duo en meld je aan voor de wachtlijst voor updates over de lancering.

Op de wachtlijst voor Calculator Duo.

Ontvang een bericht wanneer Calculator Duo klaar is voor iPhone en iPad.

Op de wachtlijst